Erros comuns de síndicos novos
O síndico profissional de sucesso não nasce pronto.
Evoluir na carreira é um processo constante e que exige paciência, experiência e conhecimento.
Por isso, a seguir você encontra os 7 erros mais comuns de síndicos iniciantes e como você pode corrigi-los e evoluir. Veja!
7 erros mais comuns e bobos que todo síndico de sucesso já cometeu no início da carreira
1 – Falta de planejamento financeiro
Este é um dos erros que pode levar a problemas sérios como dívidas, falta de recursos para manutenções e despesas imprevistas, além de possíveis conflitos entre os moradores.
Um dos principais problemas causados pela falta de planejamento financeiro é o acúmulo de dívidas.
Sem um controle adequado das receitas e despesas, o síndico pode se encontrar em uma situação na qual as contas não fecham no final do mês, e é necessário recorrer a empréstimos ou aumento da taxa condominial.
Essas despesas podem se acumular ao longo do tempo, o que pode resultar em uma sobrecarga financeira para o condomínio.
Um exemplo disso é quando um síndico decide economizar em despesas com segurança, ignorando a importância de um sistema de segurança adequado.
Caso ocorra um incidente de segurança, como um roubo ou invasão, isso pode gerar uma grande responsabilidade financeira para o condomínio, além de colocar em risco a segurança dos moradores.
Para evitar esses erros, é fundamental que o síndico:
- Faça uma análise da situação atual do condomínio, identificando as despesas ordinárias e extraordinárias, pontos críticos, nível de inadimplência, fundo de reserva e negociações em aberto;
- Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio, considerando as demandas que este fundo atenderá;
- Considere a previsão da inadimplência, levando em consideração a média de inadimplência atual do condomínio;
- Planeje as manutenções preventivas, levando em consideração a periodicidade, tipos de equipamentos do condomínio, cronograma e possíveis gastos;
- Considere os encargos trabalhistas, como o 13º dos funcionários, férias, licenças, demissão ou admissão de pessoas.
2 – Falta de comunicação com os condôminos
A comunicação é uma ferramenta crucial para garantir uma boa gestão do condomínio, mas muitas vezes os síndicos subestimam a sua importância.
Um dos principais problemas da falta de comunicação é que os condôminos se sentem desinformados e ignorados.
Quando eles não sabem o que está acontecendo no condomínio, ficam insatisfeitos e tendem a questionar a gestão do síndico. Isso pode levar a conflitos, dificultar a tomada de decisões ou até mesmo a aprovação de projetos.
Além disso, a falta de comunicação pode resultar em prejuízos financeiros para o condomínio.
Para evitar esses erros, é fundamental que o síndico estabeleça um canal de comunicação claro e eficiente com os condôminos.
Ele pode utilizar diversos meios para isso, como:
- e-mails;
- murais;
- grupos de WhatsApp;
- aplicativo do condomínio.
É importante lembrar que a comunicação deve ser clara, objetiva e transparente, evitando informações conflitantes ou ambíguas.
3 – Falta de documentação adequada
Isso ocorre quando não há um controle eficiente dos documentos do condomínio, o que pode gerar problemas legais e administrativos.
Quando não há uma organização adequada dos documentos, é comum que alguns deles sejam perdidos ou extraviados.
Isso pode causar problemas em situações como em uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel.
Outro exemplo é a falta de documentação dos processos administrativos do condomínio, como atas de reunião.
Esses documentos são essenciais para manter a transparência e a legalidade das ações do condomínio. Quando não há controle desses documentos, é mais difícil manter a organização e o histórico das decisões tomadas pelos condôminos.
Para evitar esses erros, é fundamental que o síndico faça um controle eficiente da documentação do condomínio. Ele deve ter um local adequado para armazenar os documentos, separando-os por categorias, como documentos dos moradores, documentos administrativos e documentos financeiros.
O síndico também deve estabelecer uma rotina de atualização da documentação, garantindo que todos os documentos estejam atualizados e organizados, além de ter backups dos documentos digitais em locais seguros, para evitar a perda ou o extravio de informações.
4 – Não delegar tarefas
Muitos síndicos sentem que precisam controlar tudo sozinhos com receio de que a qualidade do trabalho não seja suficientemente boa se for feito por outras pessoas.
No entanto, não delegar tarefas impede que o síndico foque em suas principais responsabilidades e pode sobrecarregá-lo, levando a possíveis erros em outras áreas.
Um exemplo comum de como a delegação pode ser benéfica é a contratação de uma empresa para realizar a manutenção de alguma área do prédio.
Enquanto um síndico pode sentir que é melhor realizar pequenas manutenções ele mesmo para garantir que seja feita corretamente, ele pode estar ignorando outras áreas importantes de sua responsabilidade, como a gestão financeira ou o controle da inadimplência.
Ao delegar a tarefa para uma empresa especializada, o síndico pode se concentrar em outras áreas importantes e ainda assim garantir que a tarefa seja bem feita.
5 – Ignorar os problemas de manutenção
Por outro lado, existem síndicos que ignoram as manutenções, principalmente se elas são pequenas e podem ser substituídas pelas famosas "gambiarras".
Quando o síndico não dá a devida atenção a estas questões, problemas podem se acumular e se tornar mais difíceis e caros de resolver no futuro.
Por exemplo, se um vazamento de água é ignorado, isso pode levar a problemas estruturais no edifício, além de causar um aumento na conta de água e danos à propriedade dos moradores.
Se um sistema de ar condicionado não é mantido corretamente, isso pode levar a problemas de qualidade do ar e custos mais elevados de energia elétrica.
É importante que o síndico estabeleça um cronograma de manutenção preventiva que inclua uma inspeção regular dos sistemas do edifício, bem como a realização de reparos e substituições necessárias.
Além disso, é necessário manter um registro atualizado de todas as atividades para facilitar a resolução de problemas futuros e garantir que as manutenções sejam feitas em tempo hábil.
6 – Não conhecer as leis e regulamentações
Existem diversas leis e regulamentações que se aplicam a condomínios, e o síndico é o responsável por garantir que essas normas sejam cumpridas.
Por exemplo, o Código Civil estabelece as regras para a administração do condomínio, incluindo a realização de assembleias, a forma de eleição do síndico e os deveres e responsabilidades do síndico.
Além disso, existem outras leis e regulamentações que se aplicam à segurança do edifício, ao uso das áreas comuns e à relação entre proprietários e inquilinos.
Por isso, é essencial que o síndico se familiarize com a legislação e mantenha-se atualizado sobre quaisquer mudanças.
Além disso, é importante que o síndico consulte um advogado especializado em direito condominial para esclarecer as suas dúvidas e obter orientação em casos mais complexos.
7 – Não buscar ajuda e orientação
Por mais que não exista um curso de graduação específico para síndicos, não significa que você não deva procurar se especializar.
Ou, em alguns casos, os síndicos costumam pensar que o conhecimento que possuem é suficiente e, portanto, não procuram ajuda e orientação para realizar um bom trabalho.
É importante lembrar que a função do síndico é complexa e envolve diversas responsabilidades, e que muitas vezes pode ser difícil lidar com todos os desafios sozinho.
Ao não buscar ajuda e orientação, como um curso para síndicos, o gestor pode acabar tomando decisões equivocadas e gerando problemas para si mesmo e para os moradores do edifício.
Se o síndico não tiver conhecimento técnico suficiente, pode não conseguir tomar as melhores decisões na gestão, lidar com conflitos entre moradores ou gerenciar as questões financeiras, por exemplo.
Fonte: Townsq